¿Qué es un SOP y por qué es de vital importancia para cualquier negocio? Los SOP son procedimientos operativos estándar y es un procedimiento escrito con especificaciones acordadas destinadas al uso repetitivo como una mejor práctica.
Para el empleado, el manual proporciona toda la información necesaria para realizar una tarea de manera correcta y consistente. Una vez que se realiza la inversión inicial para crear el manual, un procedimiento que debe incluirse es cómo administrar un proceso de actualización y mantenerla fácilmente accesible para los empleados. Se usan de manera más efectiva en combinación con la capacitación del personal y los comentarios de rendimiento. Los SOP bien escritos proporcionan claridad, dirección, comunicación efectiva y consistencia laboral.
¿Quién debería ser responsable del desarrollo de SOP en una empresa y cuál es el mejor proceso? Estas son las preguntas y respuestas clave al éxito.
El proceso de desarrollo SOP debe ser cooperativo. La participación de la gerencia y todos los niveles de personal asegura la compilación más exitosa al tiempo que construye una experiencia positiva de trabajo en equipo. El éxito de la compañía se convierte en un objetivo común claro en todos los niveles.
Además, ser escrito por aquellos que entienden y realizan completamente las tareas que se llevarán a cabo proporciona la inclusión de experiencias reales, problemas y resoluciones previamente descubiertas. Con suerte, también puede resaltar cualquier riesgo asociado con esas tareas y crear soluciones.
La asignación de las tareas al personal correcto es un paso clave. Aunque no todos los colegas pueden formar parte del proceso de redacción y escritura, tener la mayor cantidad de procesos de revisión y/o prueba antes de la liberación es una parte posible.
Los componentes de SOP clave incluyen:
- Declaración de propósito: Este párrafo (s) de apertura resume el propósito del SOP claramente y describe las operaciones que admite.
- Objetivo: definición de los esfuerzos o acciones del SOP; El objetivo y las actividades se cubren
- Responsabilidad: Asignación de cada tarea a una posición o persona específica responsable de llevar a cabo la tarea.
- Documentos auxiliares, materiales y equipos: lista de cualquier formularios, documentos de referencia y requisitos de equipo.
- Procedimiento: procedimiento paso a paso.
- Distribución: Registro del personal Distribución del SOP y cualquier actualización y revisión al manual original.
Los SOP son herramientas poderosas y crean control de los procedimientos de trabajo. Al definir cada detalle, finalmente crea una hoja de ruta sobre la diferencia entre el éxito y el fracaso. La comunicación efectiva del SOP también crea un mayor nivel de participación de los empleados, motivación y satisfacción general.
El proceso, cuando se hace correctamente, es una gran inversión de tiempo, pero los pasos para desarrollar un SOP son metódicos y valen la pena la inversión una vez implementada.
Los pasos para desarrollar un SOP incluyen:
- Construye un equipo de desarrollo. Involucrar al personal asegura la propiedad y el apoyo. La gente apoya lo que ayudan a crear.
- Planificación: describe los pasos utilizados actualmente para completar un proceso. Responda las siguientes preguntas
- ¿Cómo completas el proceso?
- ¿Cuáles son las razones por las que se hace de esta manera?
- ¿Dónde están las áreas que tienen desafíos?
- Describa con ejemplos de problemas.
- ¿Qué soluciones se han implementado?
- ¿Esto rectifica el problema?
- ¿Cómo mejorará el SOP el proceso?
- ¿Cómo se medirá el rendimiento?
- Primer borrador: haga una lista detallada de los pasos en orden numérico en el que se completen. Asigne un número a cada paso. Use un lenguaje claro y simple. Incluir detalles. Etiqueta como el primer borrador del procedimiento.
- Revisión interna: Obtenga información de todo el personal que actualmente realiza el procedimiento en el primer borrador. Las áreas físicas de visitar, con el personal, que se realizan los pasos es útil. Revise el procedimiento según sea necesario. Después de que todas las revisiones se hayan incluido y documentado, etiquete como primer borrador revisado y feche la fecha. Los consejos incluyen el uso de fotografía, diagramas de flujo y gráficos lo más a menudo posible en concierto con los pasos numéricos. Con un enfoque en ayudar al personal a trabajar de forma independiente utilizando esta documentación, las ayudas visuales pueden ser un beneficio.
- Revisión del segundo nivel: revise los pasos y las revisiones solicitadas a su nivel ejecutivo, gestión y personal técnico. Tenga en cuenta los consejos y revisiones sobre las mejores prácticas para cada paso y revise el procedimiento.
- Segunda revisión interna: comparta las últimas revisiones al personal que actualmente realiza los procedimientos y anota cualquier inquietud. Visite físicamente las áreas, con ese personal, para tomar notas sobre los pasos que no tienen un consenso. Revise el procedimiento según sea necesario. Informe al Comité de Revisión del Segundo Nivel.
- Prueba: siga cada paso, en orden, exactamente como se documenta para probar el procedimiento. Es importante tener una persona independiente, que no esté familiarizada con el trabajo, siga el procedimiento y brinde retroalimentación. Revisar si es necesario.
- Draft final: Haga un draft final y fecha. Cualquier revisión más allá de ese punto debe ser documentada y fechada. Revisar cuando sea necesario, ya que los SOP son documentos vivos.
- Publicar: Publique el procedimiento en el lugar de trabajo en una ubicación accesible diaria. Publique SOPS en el lugar de trabajo tanto en un lugar electrónico como en un lugar físico. Los protectores de laminación o lámina de plástico son formas preferidas de asegurar.
- Train: Vuelva a entrenar a todos siguiendo el procedimiento exactamente. Capacite a todos los nuevos empleados al procedimiento con este SOP.
Conclusión
Los procedimientos operativos estándar deben tratarse con el respeto de un documento oficial. Ese nivel de respeto tiende a ser definido por la cultura de una empresa, pero debe ser requerido por la gerencia. La comunicación es clave para educar que estos no son materiales de capacitación. Deben usarse como herramienta en el proceso de capacitación, pero son documentos oficiales sobre seguridad y estándares operativos.
Future FOC Blog Artículos sobre el desarrollo de SOP se implementarán durante 2018 a través de nuestros departamentos de operaciones y envíos a medida que invertimos en nuestro desarrollo.
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- Recurso de preguntas y respuestas: Preguntas técnicas por correo electrónico a askfoc@focenter.com
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